Planification des affaires et du budget : le guide du chef d’entreprise
Lors de l’exploitation d’une entreprise, une bonne planification et une gestion stricte
sont nécessaires pour pouvoir obtenir un bon résultat financier. Pour y parvenir, la solution est de mettre en place un processus budgétaire. De nombreux avantages découlent de la planification des affaires et du budget. Ce guide vous en expose les points forts, ainsi que les procédés de mise en œuvre. Découvrez-y également les directives qui permettent d’optimiser la gestion financière de votre société et de garantir la réalisation de vos plans d’affaires.
Établir un plan de croissance de l’entreprise
Lors du démarrage d’une entreprise, ses dirigeants ont tendance à perdre de vue les axes de développement globaux aux dépens des soucis de gestion quotidiens. Il faut toutefois savoir que les entreprises à succès donnent de l’importance à la planification et à la gestion financière, ainsi qu’à l’établissement et à la révision de leurs plans d’affaires. La surveillance du budget et du rendement doit aussi être régulière.
Consacrer du temps pour planifier les affaires est incontournable pour la réussite de l’entreprise. Cela permet notamment d’identifier les secteurs de croissance, de faire une analyse concurrentielle, ainsi que de faire le point sur l’état financier de l’entreprise. En général, les entreprises effectuent ces tâches sans les formaliser. Toutefois, intégrer ces dernières dans un processus cohésif n’est ni long ni compliqué. Cependant, l’essentiel est d’établir le plan et d’y impliquer tous les collaborateurs concernés.
Le plan d’affaires et ses avantages
Le principal avantage de planifier la gestion et le budget de votre société est d’en faciliter la direction. En effet, cela permet d’identifier des objectifs à atteindre pour la bonne croissance de l’entreprise. La planification des affaires est d’ailleurs l’occasion de faire le point, d’analyser le rendement et de cerner les éléments qui peuvent influencer votre société.
L’établissement d’un plan d’affaires permet de :
- Faciliter l’identification régulière et l’application des améliorations nécessaires.
- Prévenir les éventuels problèmes.
- Bénéficier de plus de clarté mentale pour identifier exactement les objectifs à atteindre.
- Mieux se concentrer sur les actions à réaliser pour réaliser les objectifs.
- Décider en toute confiance.
Le plan d’affaires pour l’année : ce que l’on doit y trouver
La planification d’affaires annuelle a pour objectif clé de définir la stratégie et les actions à réaliser pour garantir le succès de l’entreprise. Il doit permettre de clarifier la situation budgétaire actuelle et de prévoir celle de l’année prochaine.
Le plan d’affaires annuel doit présenter :
- Les éventuels changements que vous prévoyez au sein de votre entreprise.
- Les ajustements au niveau du marché, des prospects et des concurrents.
- Les résultats à atteindre pour l’année.
- Les principaux indicateurs de rendement.
- Les éventuelles modifications opérationnelles.
- Les données d’administration et les effectifs de l’entreprise.
- Les résultats, les rendements et les perspectives budgétaires.
- La composition des investissements.
Toutefois, la continuité est essentielle pour l’efficacité de votre plan d’affaires. Vous aurez ainsi la capacité d’effectuer sans retard les actions nécessaires, voire d’anticiper les évènements. Cela est beaucoup mieux que d’y réagir pour en limiter les effets.
Quelles sont les étapes pour planifier les affaires
1. Analyse des résultats actuels et comparaison par rapport aux prévisions de l’an passé et de l’exercice en cours.
2. Identification des axes d’amélioration, des opportunités et des risques.
3. Identification des objectifs atteints et des échecs de l’an passé.
4. Révision des objectifs prévus pour l’année prochaine : amélioration ou prolongation du plan.
5. Identification et analyse détaillée des ressources, ainsi que définition de la stratégie budgétaire.
6. Définition des objectifs sur la base des gains, des pertes et des résultats financiers.
7. Conclusion du plan.
8. Révision régulière du plan, au moins mensuellement, pour surveiller les indicateurs de rentabilité et l’avancée par rapport aux objectifs préalablement définis.
9. Refaire la première étape de la planification.
Définition du budget et établissement du plan d’affaires
Lors du lancement de leurs entreprises, les créateurs ne voient généralement pas l’intérêt de définir le budget et effectuent une gestion souple. Toutefois, pour garantir le succès de celle-ci, le financement de votre plan d’affaires est incontournable. Votre trésorerie requiert ainsi une gestion stricte et planifiée. Il est donc nécessaire de définir préalablement votre budget, afin de pouvoir saisir les éventuelles opportunités d’investissement qui s’offrent à vous. Le moment pour investir doit également être préalablement défini dans votre plan d’affaires.
En période de croissance, vous n’aurez sans doute pas les moyens de développer tous ses secteurs. En général, il vous sera en effet nécessaire de répartir votre budget entre plusieurs activités, comme la vente, le marketing, la production, la communication… Ainsi, vous allez devoir canaliser vos ressources financières dans différentes directions. Pour que vous puissiez garder le contrôle de votre budget, il est ainsi primordial de le planifier en amont.
Le plan de votre budget vous permet de :
- Surveiller vos dépenses et votre trésorerie.
- Vérifier votre capacité financière vis-à-vis de vos engagements en cours.
- Prendre les décisions budgétaires les plus adaptées pour parvenir à vos buts.
- Connaître les fonds dont vous disposez pour les projets à venir.
Le budget définit les dépenses au niveau de l’entreprise et leurs procédés de financement. C’est ainsi un objectif qui est préalablement défini par le plan d’affaires. Il est donc distinct de ce qu’est la prévision budgétaire, qui est une prédiction du résultat financier de l’entreprise.
Les avantages du plan budgétaire pour l’entreprise
L’établissement du budget d’une entreprise permet de profiter de nombreux avantages, dont :
- La gestion plus efficace des finances de l’entreprise.
- L’identification des ressources adaptées à chaque projet.
- Garder un œil sur le rendement.
- Contrôler l’avancée vers vos objectifs.
- Décider plus efficacement.
- Anticiper les problèmes éventuels, dont concernant le financement de l’entreprise ou l’équilibre de la trésorerie.
- Préparer le futur de l’entreprise.
- Motiver les employés.
Etablissement du plan budgétaire
La réussite de l’entreprise nécessite de planifier, contrôler et régir le budget. Cela facilite la bonne affectation des ressources pour la rentabilité et les performances de l’entreprise. Ces tâches se basent seulement sur le calcul des bénéfices prévus et des dépenses nécessaires à l’exercice en cours.
Pour y arriver, il faut d’abord se poser les bonnes questions :
- Quel est le chiffre d’affaires projeté pour l’exercice budgétaire ? Il est cependant nécessaire d’être réaliste, car une surestimation peut engendrer des difficultés futures.
- Quelles sont les dépenses directes de production ? Cela concerne notamment les achats de matériaux, les services des sous-traitants pour la fabrication ou les services liés.
- Quels sont les dépenses fixes ou les coûts généraux ?
Il est nécessaire de catégoriser les dépenses fixes et les coûts généraux :
- Les locaux : loyer, taxes municipales, frais de services…
- Le personnel : salaires, primes du Régime québécois d’assurance parentale (RQAP), prestations, cotisations RRQ (Régie des rentes du Québec), parts de la CNT (Commission des normes du travail)…
- Services : téléphone, internet, éclairage, chauffage…
- Coûts de la papeterie, d’affranchissement et d’impression.
- Véhicules : location, carburant, assurances, entretien, parking,…
- Coûts des machines et outils.
- Marketing et publicité.
- Primes de déplacement
- Couverture juridique, responsabilité professionnelle, assurance.
Les dépenses de votre société peuvent être de divers types. Le budget peut donc nécessiter d’être réparti entre plusieurs composantes de l’entreprise. Cela inclut également votre rémunération ou part, ainsi que l’impôt. Le plan d’affaires est utile pour déterminer le chiffre d’affaires projeté, les dépenses de production, les frais fixes et les coûts généraux. Il est donc conseillé de l’établir en priorité.
Pour pouvoir déterminer les gains, il faut se baser sur le chiffre d’affaires et les dépenses. En analysant les coûts, vous pourrez identifier les réductions possibles. Cela permet d’anticiper les éventuels déséquilibres au niveau de la trésorerie et prendre les mesures adéquates.
Après avoir planifié un budget, il est essentiel de le respecter. Toutefois, vous pouvez le réviser et le modifier le cas échéant. Les entreprises florissantes appliquent d’ailleurs un budget roulant et l’établissent périodiquement. Par exemple, pour une durée d’un an.
Rédiger un document de budgétisation : les principales étapes
Pour garantir qu’un budget soit réaliste et applicable, certaines étapes sont à suivre pour son établissement :
- Consacrez du temps à la rédaction du budget : Celui-ci doit exactement refléter la réalité pour faciliter la gestion et être efficace.
- Guidez-vous des résultats de l’année précédente : L’historique de vos ventes et des dépenses vous permettra de prévoir les ventes futures et leurs coûts. La rédaction du budget doit aussi considérer vos plans de vente, l’affectation de vos ressources de vente et le contexte concurrentiel.
- Etablissez un plan budgétaire réaliste : Le budget des coûts généraux et des dépenses fixes doit tenir compte de l’historique de vos finances, de votre plan d’affaires et des éventuelles modifications opérationnelles. Prévoyez vos coûts variables en fonction de vos prévisions de vente. Il est donc conseillé d’analyser la corrélation entre les coûts variables et le chiffre d’affaires. Incluez un maximum d’informations dans votre plan budgétaire. Cela vous servira à contrôler les facteurs qui influent sur le rendement, dont les ventes, le fond de roulement et les dépenses. N’hésitez-pas à utiliser un logiciel comptable pour vous faciliter la tâche.
- Incluez des collaborateurs compétents : Le personnel de votre service comptable et financier peut vous fournir des statistiques budgétaires : objectifs des ventes, coûts de fabrication, indicateurs d’un projet spécifique. En comparant ces chiffres aux vôtres, vous obtiendrez un budget plus conforme à la réalité. En faisant participer ces personnes, ces dernières seront plus engagées à respecter le budget.
Les éléments couverts par le budget
Vous aurez à définir le nombre de plans budgétaires qui vous seront réellement nécessaires. Pour les petites entreprises, il est habituel de rédiger un budget global unique qui a pour rôle de définir le coût d’exploitation pour l’année prochaine. Toutefois, au cours de la croissance de l’organisation, le budget d’exploitation final se compose de divers budgets spécifiques, comme celui du marketing ou celui des ventes.
Les éléments à inclure dans votre budget :
- Le flux de trésorerie projeté : Ce budget reflète l’état de votre trésorerie pour chaque mois. Cela est essentiel pour les petites entreprises pour l’identification d’éventuelles difficultés. Ce budget de trésorerie requiert au minimum un contrôle mensuel.
- Les coûts : La prévision des coûts peut être facilitée par l’analyse des dossiers de l‘année précédente. Cela vous aidera aussi à faire des propositions à vos fournisseurs. Trois types de coûts sont normalement constatés au sein d’une entreprise : – Les coûts fixes : par exemple, le loyer, les coûts de financement, les salaires… – Les coûts variables : les primes, les heures supplémentaires, les prix des matières premières… – Les coûts isolés dus à l’immobilisation des fonds : achats de machines de production, d’équipements, l’aménagement des locaux…
- Le chiffre d’affaires : Pour prévoir le chiffre d’affaires, il est nécessaire de se baser sur l’historique et les actions que vous avez réalisées pour améliorer le rendement. Les prévisions de vente et de dépenses permettent d’estimer les bénéfices pour la prochaine année. Vous aurez ainsi une estimation de vos marges et d’autres indicateurs essentiels, comme le rendement sur le fond de roulement.
Le budget : une base du calcul du rendement
En établissant votre budget par rapport à votre planification budgétaire, vous disposerez d’un plan d’action financier. Cela garantit de nombreux avantages, surtout si vous effectuez un examen périodique de votre budget au cours de l’exercice.
En effet, le budget est utilisable pour :
- Indiquer les coûts et le chiffre d’affaires de chacune de vos activités.
- Recueillir des données qui vous permettront de faciliter votre prise de décision.
- Surveiller et contrôler votre entreprise, surtout si vous comparez votre revenu en cours par rapport à votre chiffre d’affaires.
Etude comparative du rendement
En comparant le budget de chaque année, vous pourrez faire une étude comparative du rendement de votre entreprise. Pour cela, les données projetées peuvent être comparées à celles des précédentes années pour identifier votre rendement. Les marges et le rendement projeté de votre entreprise peuvent aussi être comparés à ceux d’autres entreprises de votre secteur d’activité ou des diverses activités de votre organisation.
Marqueurs pour le rendement
Pour améliorer le rendement de votre entreprise, vous aurez à identifier et à contrôler les facteurs qui peuvent influencer vos activités. Identifiez notamment les facteurs déclencheurs qui ont un impact majeur sur votre société. De nombreux éléments peuvent affecter le rendement d’une entreprise. Aussi, il est essentiel de se limiter uniquement à certains de ces facteurs, afin de pouvoir les surveiller plus efficacement. Toutefois, le nombre d’indicateurs pouvant être contrôlés dépend des ressources que vous y affectez.
Les trois indicateurs clés sont habituellement :
- Les ventes
- Les dépenses
- Le fonds de roulement
Combinés aux budgets et aux prévisions, ces trois chiffres aident à identifier tous les éventuels problèmes liés à la trésorerie ou à la baisse du rendement. C’est leurs cohérences qui permettent toutefois de détecter plus rapidement les problèmes.
Contrôle périodique du budget
L’établissement du plan budgétaire est essentiel pour la bonne gestion et le développement de votre entreprise. D’ailleurs, il peut devenir nécessaire de rédiger plusieurs budgets, lorsque les composantes de l’entreprise se multiplient et s’agrandissent. Toutefois, pour que l’utilisation des budgets soit pleinement efficace, il est essentiel de les revoir souvent, voire de les modifier en cas de besoin. Ce processus est nécessaire surtout pour les entreprises en pleine croissance, mais est également essentiel lorsque vous envisagez une expansion de votre activité. En effet, examiner et réviser le budget est une étape incontournable, lorsque vous voulez lancer de nouvelles activités vers un nouveau secteur.
En revoyant régulièrement les budgets de votre entreprise, vous pourrez d’ailleurs vous assurer qu’ils soient à jour. Cela propose de nombreux avantages, dont celui de vous attribuer plus de flexibilité. Ainsi, vous profiterez de plus de liberté pour la gestion de la trésorerie. Par ailleurs, vous pourrez également avoir plus de facilité à identifier ou à définir les prochains objectifs que vous voulez atteindre pour le prochain exercice budgétaire.
Lors de l’examen périodique du budget, vous devez notamment tenir compte de deux points principaux : Votre revenu ou chiffre d’affaires réel. Celui-ci doit être comparé mois par mois par rapport au budget de vente de votre entreprise.
Pour ce faire :
- Analyser les causes de chaque perte ou manque à gagner. Cela inclut par exemple, la baisse des volumes de ventes, la stagnation des marchés, le manque de performances des produits…
- Analyser les causes de diminution particulière du chiffre d’affaires. Cela peut provenir du ciblage trop restreint des prospects.
- Comparer la date définie pour le calcul des revenus à celle de vos projections et vérifier la correspondance. En étudiant ces écarts, vous pourrez plus facilement établir vos futurs budgets avec plus de réalisme. Cela est également nécessaire pour que puissiez mener les actions adéquates si nécessaire.
Les coûts réels
Effectuez la révision régulière des coûts et des dépenses réelles en considérant votre budget. Vous pourrez ainsi prévoir les coûts futurs avec plus de précision.
Pour cela, vous aurez à :
- Comprendre les causes de l’écart entre vos coûts fixes et vos budgets.
- Assurer que vos coûts variables étaient conformes au budget établi. Les coûts variables doivent normalement être proportionnels aux ventes.
- Etudier les causes de variation entre les coûts et les revenus.
- Identifier les causes des écarts budgétaires par rapport aux dates du calcul des dépenses. Cela peut découler des modalités de paiement de vos prestataires par exemple.
La SADC Achigan-Montcalm : qui sommes-nous ?
Afin de vous aider à gérer de façon efficace votre entreprise et vous permettre d’exploiter son plein potentiel, la SADC vous offre :
- une panoplie de services-conseils en gestion
- des solutions de financement d’entreprises
- et un soutien aux projets collectifs.
Où nous trouver ?
En tant qu’acteur régional, nous desservons des entreprises appartenant à l’une des collectivités des 10 municipalités de la MRC de Montcalm ainsi que les municipalités appartenant à la MRC de L’Assomption (municipalités de L’Assomption, L’Épiphanie et de Saint-Sulpice). Nous opérons également pour les municipalités situées dans la MRC de la Rivière du Nord, à savoir Sainte-Sophie et Saint-Hippolyte.
En d’autres termes, nous desservons les municipalités de Saint-Hippolyte, Saint-Calixte, Sainte Sophie, Saint-Lin-Laurentides, Saint-Julienne, Saint-Esprit, Saint-Roch-Ouest, Saint-Roch-de-l’Achigan, Saint-Liguori, Saint-Alexis, Saint-Jacques, Sainte Marie-Salomé, L’Epiphanie, L’Assomption ainsi que Saint-Sulpice. En revanche les municipalités de Repentigny et de Charlemagne ne peuvent être les bénéficiaires des aides financières que nous octroyons. Quelque que soit votre demande concernant la transmission ou la reprise d’une entreprise nos bureaux sont établis au 104, rue St-Jacques à Saint-Jacques.
Nous avons cru en leur projet et ils nous ont fait confiance
Depuis notre création en 1992, nous avons accompagné de multiples entrepreneurs dans le cadre de leurs objectifs de transmission, de démarrage ou de croissance de l’entreprise. Parmi ceux-ci figurent :
Solnor Environnement, experts-conseils pour les terrains ayant subi une contamination et pour la géologie. Le cœur d’activité de Solnor Environnement réside dans la gestion de projets à composante géologique, l’analyse et l’étude des sols et des eaux, leur décontamination ainsi que l’analyse environnementale de sites.
Lait de poule inc. , le spécialiste des articles de maternité et d’allaitement à l’Assomption, proposant des vêtements et textiles pour femmes enceintes et des textiles pour faciliter l’allaitement.
Brasserie L’Apothicaire de St-Jacques de Montcalm, dont la mission est de soutenir un écosystème de micro-brasseries régionales, d’aider et de contribuer à l’émergence et au développement d’acteurs locaux proposant des produits d’excellence.
L’entreprise d’insertion Buffet Accès emploi dont la mission essentielle consiste à offrir une passerelle vers le marché du travail dans le domaine de la restauration.
Si ces acteurs appartiennent à des secteurs économiques variés, il n’en demeure pas moins que notre approche misant sur le local et sur un accompagnement sérieux, travaillé et adapté à leurs objectifs et a contribué à ces réussites. Derrière chacun de ces entrepreneurs se trouvait un projet ambitieux et nous sommes fiers de présenter leur réussite.
La SADC vous accompagne dans le développement de votre entreprise. Faites appel à notre équipe pour mener à bien vos projets entrepreneuriaux.
